کی بازار- گرچه راهکارهای مبتنی بر کلود و اپ‌های مقرون به صرفه سعی دارند گوی سبقت را از اکسل بربایند ؛اما این برنامه هنوز وقتی صحبت حسابداری، جدول‌کشی و سازماندهی داده به میان می‌آید حرف اول را می‌زند. این برنامه 750 میلیون کاربر در سراسر جهان دارد و 89 درصد کسب و کارهای روزانه از این سرویس بهره می‌برند. با این همه هنوز بسیاری یادشان می‌رود برای آن رمزعبور بگذارند و قابلیت read-only آن را فعال کنند. در ادامه قصد داریم این دو قابلیت را به شما آموزش دهیم. با ما همراه شوید.
ارتقای سطح حفاظت
لایه‌ی امنیتی که قبلاً ذکر کردیم باعث می شود ورک‌بو‌ک‌های اکسل شما از گزند دستکاری‌های غیرمجاز در امان بماند. از MS Office 2016 محافظت AES protection 265 بیتی یکپارچه‌سازی شده است - آپگریدشده از رمزگزاری قدیمی 128 بیتی- که همین باعث می‌شود اکسل مدرن با پسورد منیجرهای اختصاصی سازگاری داشته باشد.
محافظت از ورک‌بوک اکسل با پسورد به دو روش کار می‌کند:
- جلوگیری از دسترسی غیرقانونی به یک ورک‌بو
- محدودسازی کاربران در بخش اصلاحیات محتوای یک صفحه‌گسترده[1]
پسورد برای باز کردن ورک‌بوک اکسل ساده و قابل توضیح است. با این حال، اینکه چه کسی به متریال دسترسی پیدا کند و آن را ادیت نماید به طور قابل‌توجهی تحت نظارت قرار می‌گیرد. همه اینها به یکپارچگی داده کمک می‌کنند.
در هر دو نمونه شما می‌توانید ورک‌بوک اکسلی خود را با پسورد امن کنید و قابلیت read only برایش فعال نمایید. این بدان معناست که کاربران قادر خواهند بود ورک‌بوک را باز کرده و داده را ببینند اما نمی‌توانند هیچ تغییراتی در صفحه گسترده مربوطه اعمال کنند. این امر خصوصاً اگر کسب و کاری کوچک یا متوسط را اداره می‌کنید و می‌خواهید مطمئن شوید داده‌های مالی‌تان یکپارچه‌اند اهمیت پیدا می‌کند.
ذخیره Excel Workbook در قالب Read Only
در ادامه گام به گام این مراحل را خدمتتان توضیح داده‌ایم:
- وقتی ورک‌بوکی را که می‌خواهید امن باشد باز کردید از منو گزینه File را بزنید. بعد روی گزینه Save as کلیک کنید (از منو).
- دیالوگ باکس Save As اکنون پاپ‌آپ خواهد شد. زیر کادر را سرچ کنید تا Tools درست کنار دکمه‌ی Save پدیدار شود. روی Tools کلیک کرده و حالا منوی دراپ داونی باز خواهد شد. در منوی دراپ‌داون General options را انتخاب و رویش کلیک کنید.
- با این کار دیالوگ باکس General Options باز خواهد شد؛ جایی که در آن برای ورک‌بوک خود پسورد درست می‌کنید.
پسورد مورد نظر خود را در کادر Password to modify همانطور که در زیر نشان داده‌شده وارد نمایید. اگر پسورد منیجری را از قبل به طور نصب‌شده دارید می‌توانید از آن برای تولید رمزعبوری قوی استفاده کنید. وقتی رمزعبور امنیت‌دهی شد تیک کادر Read-Only recommended را بزنید و بعد OK را کلیک کنید.
- مجبور خواهید شد به تأیید رمزعبور. حالا همان رمزعبور را باری دیگر وارد کرده و بعد OK را بزنید تا پروسه تکمیل شود در آخر دکمه Save را بزنید. حالا هر بار که کاربری اقدام به باز کردن ورک‌بوک کند، پاپ‌آپی با چنین محتوایی ظاهر خواهد شد:
- با کلیک روی دکمه‌ی Read-Only داکیومنت را باز خواهد کرد اما فقط در حالت Read-Only. فقط کسانی که رمزعبورتان را دارند قادر به اعمال اصلاحات و تغییرات در آن هستند.
چطور Read-Only را غیرفعال کنیم؟
اگر بخواهید این قابلیت را بردارید چه؟ اگر بخواهید مزایای اصلاح و تغییر را به هر کس بدهید چه؟ پروسه غیرفعالسازی قابلیت Read-Only بسیار آسان است و می‌شود فقط با کلیک روی یک دکمه تمامش کرد. فقط کافیست همان پروسه قبلی را رفته و این بار تیک را از روی کادری که باعث می‌شود ورک‌بوک‌‌تان به حالت Read-Only در بیاید بردارید.
وقتی کادر را بدون تیک کردید، رمزعبوری که قبلاً گذاشته بودید برداشته و برای اعمال تغییرات save را بزنید. بار بعد که ورک‌بوک مذکور را باز می‌کنید در حالت Read-Only باز نخواهد شد و همچنین کادر محدودیتی هم برایتان نمایش نخواهد داد.
[1] Spreadsheet
منبع: کی بازار (فروشگاه آنلاین نرم افزارهای اورجینال)، با دریافت انواع لایسنس‌های معتبر از تامین‌کنندگان جهانی این امکان را برای تمام کاربران فراهم آورده است تا در چند ثانیه، از خدماتی بین‌المللی لذت ببرند. در کی بازار امکان خرید لایسنس‌های اورجینال نرم افزارهای کاربردی و امنیتی(ویندوز اورجینال، آفیس اورجینال، آنتی ویروس اورجینال، آنتی ویروس کسپرسکی، آنتی ویروس پادویش و آنتی ویروس نود 32) بصورت ارسال آنی فراهم آمده است.